Modèle d’autorisation de droit à l’image pour les EHPAD
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L’autorisation du droit à l’image en EHPAD est un document indispensable que tout établissement d’hébergement pour personnes âgées doit mettre en place. Ce formulaire encadre la captation, l’utilisation et la diffusion des photographies et vidéos des résidents, dans le respect de leur dignité et de leur vie privée.
Face aux évolutions numériques et aux exigences réglementaires croissantes, disposer d’une autorisation écrite claire et conforme est devenu une obligation incontournable pour les directions d’EHPAD, les animateurs et l’ensemble du personnel soignant.
Cet article vous explique pourquoi cette autorisation est essentielle, ce qu’elle doit contenir, comment la mettre en œuvre concrètement au sein de votre établissement et vous propose un modèle de formulaire gratuit à télécharger au format PDF, prêt à l’emploi.
Pourquoi l’autorisation du droit à l’image est-elle obligatoire en EHPAD ?
Le droit à l’image est un droit fondamental reconnu par le Code civil français (article 9) et par le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il garantit à chaque personne le contrôle sur l’utilisation de sa représentation visuelle.
En EHPAD, ce droit revêt une importance particulière car les résidents se trouvent dans une situation de vulnérabilité qui impose une vigilance renforcée de la part des professionnels.
L’autorisation du droit à l’image en EHPAD n’est pas une simple formalité administrative.
Elle constitue une protection juridique pour l’établissement comme pour le résident.
Sans ce document, toute prise de vue et toute diffusion d’image représentant un résident identifiable peuvent entraîner des poursuites judiciaires, des sanctions financières et une atteinte à la réputation de l’établissement.
La Haute Autorité de Santé (HAS) a d’ailleurs intégré le respect du droit à l’image dans son référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS. Le critère 2.2.5 du référentiel HAS stipule explicitement que les professionnels doivent respecter le droit à l’image des personnes accompagnées.
Lors des évaluations externes, les inspecteurs vérifient que les autorisations sont bien recueillies, archivées et mises à jour régulièrement.
Que doit contenir un formulaire d’autorisation du droit à l’image ?
Un formulaire de consentement à l’utilisation de l’image en EHPAD doit être rédigé de manière précise et exhaustive pour être juridiquement valable. Il ne suffit pas d’obtenir un accord verbal ou une signature vague sur un document générique. Plusieurs éléments essentiels doivent figurer dans ce formulaire pour qu’il soit conforme aux exigences légales.
L’identification des parties concernées
Le formulaire doit clairement identifier l’établissement demandeur ainsi que la personne qui donne son consentement.
Il peut s’agir du résident lui-même lorsqu’il est en capacité de consentir, de son représentant légal (tuteur ou curateur) lorsqu’il est sous protection juridique, ou encore de la personne de confiance désignée. Les coordonnées complètes de chaque partie doivent être mentionnées, ainsi que les informations permettant d’identifier le résident concerné comme son nom, son prénom, sa date de naissance et son numéro de chambre.
Les finalités précises de l’utilisation
Le formulaire de consentement doit détailler les différents usages envisagés pour les photos et vidéos. Il est recommandé de proposer plusieurs options distinctes que le signataire peut accepter ou refuser individuellement.
Parmi les finalités courantes, on retrouve l’utilisation pour les publications institutionnelles de l’établissement comme les plaquettes, les rapports d’activité ou l’affichage interne.
La diffusion de photos et vidéos lors d’événements internes tels que les animations, les sorties, les fêtes ou les cérémonies constitue une autre finalité fréquente.
Le partage sur une plateforme RGPD privée et sécurisée, réservée exclusivement aux familles et proches du résident, représente également un usage de plus en plus courant. Enfin, la diffusion sur le site internet public de l’établissement peut aussi être envisagée, bien que cette option nécessite une attention particulière.
La durée de validité de l’autorisation
Le formulaire doit préciser la période pendant laquelle l’autorisation est valable. Cette durée peut être définie pour une année, pour la durée du séjour du résident, ou pour une période spécifique liée à un événement particulier. Cette autorisation est renouvelée automatiquement, sauf demande contraire du signataire.
Il est essentiel de prévoir un mécanisme de renouvellement et de rappeler que le consentement peut être retiré à tout moment, sans justification, conformément au RGPD.
Le droit de refus total
Tout formulaire de consentement relatif au droit à l’image doit impérativement inclure une option de refus complet. Le résident ou son représentant légal doit pouvoir refuser que toute photographie ou vidéo soit prise, quel que soit l’usage ou le support envisagé. Ce refus doit être respecté sans condition et ne doit en aucun cas affecter la qualité de la prise en charge du résident.
Comment recueillir le consentement des résidents et de leurs proches ?
Le recueil du consentement relatif à l’image en EHPAD doit suivre une procédure rigoureuse qui garantit que la personne a bien compris la portée de son engagement. Cette démarche commence dès l’admission du résident et doit être intégrée au processus d’accueil de l’établissement.
Le consentement éclairé du résident
Lorsque le résident est en pleine capacité de discernement, c’est à lui que revient la décision d’autoriser ou non l’utilisation de son image. Le formulaire doit inclure une section dédiée où le résident confirme qu’on lui a expliqué à quoi sert le document, qu’il a compris qui pourrait voir les enregistrements et qu’il donne librement son accord. Cette démarche de consentement éclairé est fondamentale pour respecter la dignité de la personne âgée et lui garantir son autonomie décisionnelle.
Le rôle du représentant légal
La situation se complexifie lorsque le résident est sous un régime de protection juridique comme la curatelle ou la tutelle. Dans ce cas, c’est le tuteur ou le curateur qui doit intervenir pour donner ou refuser le consentement à l’utilisation de l’image au nom du résident. Si l’utilisation de l’image soulève des enjeux particuliers, il peut être nécessaire de solliciter l’avis du juge des contentieux de la protection ou du conseil de famille. La personne de confiance désignée peut également jouer un rôle dans cette décision, bien que son autorité soit plus limitée que celle du tuteur légal.
L’information des familles et des visiteurs
Lors d’événements organisés par l’établissement comme les fêtes, les spectacles ou les journées portes ouvertes, de nombreuses personnes peuvent apparaître sur les photos et vidéos, y compris les familles en visite et les membres du personnel. Il est donc primordial de recueillir le consentement de toutes les personnes identifiables avant toute diffusion. Un animateur en EHPAD qui capture des moments d’activité doit systématiquement vérifier que les autorisations sont en ordre pour chaque personne visible sur les clichés.
Pourquoi ne pas utiliser les réseaux sociaux pour diffuser des photos de résidents ?
La tentation est grande pour certains établissements de publier des photos d’activités et de moments de vie sur les réseaux sociaux comme Facebook, Instagram ou TikTok. Cette pratique est pourtant fortement déconseillée, voire proscrite, pour plusieurs raisons majeures.
Les réseaux sociaux ne permettent pas un contrôle réel sur la diffusion des images une fois publiées.
Une photo peut être partagée, copiée, téléchargée et rediffusée par n’importe quel utilisateur, rendant impossible tout retrait définitif.
De plus, les conditions d’utilisation de ces plateformes accordent généralement des droits étendus sur les contenus publiés, ce qui entre en contradiction directe avec les principes du droit à l’image et du consentement recueilli en EHPAD.
Par ailleurs, les serveurs de ces plateformes sont majoritairement hébergés aux États-Unis, ce qui pose un problème de conformité avec le RGPD européen en matière de transfert de données personnelles hors de l’Union européenne.
Pour un établissement qui accueille des personnes vulnérables, ces risques sont inacceptables et peuvent engager la responsabilité de la direction.
Quelle solution sécurisée privilégier pour le partage de photos en EHPAD ?
Pour partager des photos en EHPAD tout en respectant le cadre légal du droit à l’image, il est indispensable de privilégier des plateformes dédiées et sécurisées qui garantissent la confidentialité des données et le respect de la vie privée des résidents.
Une plateforme de partage sécurisée comme EHPADBLOG est spécialisée et propose des fonctionnalités adaptées aux besoins des établissements médico-sociaux.
Notre outil permet de contrôler précisément qui peut accéder aux photos et vidéos, de gérer les droits d’accès par famille, et de s’assurer que les contenus restent strictement privés.
Contrairement aux réseaux sociaux, ces espaces de partage privé ne sont pas indexés par les moteurs de recherche et n’affichent aucune publicité.
Partager des photos avec les familles en maison de retraite via un blog EHPAD privé constitue la solution idéale. Les familles n’ont pas besoin de créer de compte ni d’installer d’application.
Les familles reçoivent une notification par email à chaque nouvelle publication et accèdent à l’espace sécurisé grâce à un mot de passe dédié.
Cette approche permet de renforcer le lien entre les résidents et leurs proches tout en respectant scrupuleusement le cadre légal de l’autorisation du droit à l’image en EHPAD.
📋 Document gratuit à télécharger
Formulaire d’autorisation de prise de vue et de diffusion de l’image d’un résident
Ce modèle PDF prêt à l’emploi comprend l’identification des parties, les cases à cocher par finalité d’usage, le consentement éclairé du résident, la section signature du représentant légal et les mentions légales conformes au RGPD.
Les mentions légales indispensables dans le formulaire
La page d’informations légales du formulaire d’autorisation du droit à l’image en EHPAD est tout aussi importante que les cases à cocher. Elle doit rappeler les fondements juridiques sur lesquels repose le document et les droits dont dispose le signataire.
Les références juridiques à mentionner
Le formulaire doit citer les textes de loi applicables pour asseoir sa validité.
Parmi les références incontournables figurent le Code civil (article 9) relatif au respect de la vie privée, la Déclaration universelle des droits de l’homme (article 12), la Convention européenne des droits de l’homme (article 8), la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne (article 7), le RGPD (Règlement européen N°2016/679 du 27 avril 2016) ainsi que la loi Informatique et Libertés (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée).
La loi n°2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale, qui garantit le respect de la dignité et de l’intégrité des personnes accueillies, doit également être mentionnée.
Les garanties de protection des données
Le document doit préciser que les photos et vidéos ne seront communiquées à aucun tiers non autorisé, qu’elles ne seront ni vendues ni utilisées à d’autres fins que celles mentionnées dans l’autorisation. Il doit également rappeler que la diffusion de l’image du résident, ainsi que les légendes ou commentaires qui l’accompagnent, ne devront en aucun cas porter atteinte à sa dignité, à sa vie privée ou à sa réputation.
Le droit d’accès et de retrait
Conformément au RGPD, le formulaire doit informer le signataire de son droit d’accéder à tout moment aux données qui le concernent, de vérifier l’usage qui en est fait et de retirer son autorisation à tout moment, sans avoir à fournir de justification. Une adresse email de contact doit être indiquée pour faciliter toute demande de modification ou de retrait du consentement.
Bonnes pratiques pour la gestion des autorisations en établissement
La mise en place d’une politique efficace concernant le droit à l’image en EHPAD nécessite une organisation rigoureuse et une sensibilisation de l’ensemble du personnel.
Intégrer l’autorisation dans le livret d’accueil
Le formulaire d’autorisation doit être remis dès l’admission du résident, idéalement en même temps que le contrat de séjour et le livret d’accueil. Il est conseillé de prendre le temps d’expliquer oralement le document au résident et à sa famille, en répondant à toutes leurs questions. Cette transparence contribue à instaurer un climat de confiance et facilite l’adhésion au dispositif.
Former le personnel aux bonnes pratiques
Chaque professionnel de l’établissement, qu’il soit soignant, animateur ou membre de l’équipe administrative, doit connaître les règles relatives au consentement photographique en établissement. Il est essentiel de former le personnel à vérifier systématiquement les autorisations avant toute prise de vue, à identifier les résidents qui ont refusé d’être photographiés et à utiliser exclusivement les canaux de diffusion autorisés.
Des sessions de sensibilisation régulières permettent de maintenir cette vigilance au quotidien.
Archiver et mettre à jour les autorisations
Les formulaires signés doivent être conservés dans le dossier administratif de chaque résident et être facilement accessibles en cas de contrôle.
Il est recommandé de faire le point annuellement avec les résidents et leurs familles pour vérifier que les autorisations sont toujours d’actualité et qu’aucune modification n’est souhaitée.
En cas de changement de situation, comme un placement sous tutelle, une nouvelle autorisation doit être recueillie auprès du nouveau représentant légal.
Établir le formulaire en double exemplaire
Le formulaire doit être établi en deux exemplaires originaux, dont un est remis au signataire et l’autre conservé par l’établissement.
Cette pratique garantit la traçabilité du consentement et permet à chaque partie de disposer d’une preuve en cas de litige. C’est également une exigence fréquemment vérifiée lors des évaluations de la qualité par la HAS.
Les risques en cas d’absence d’autorisation
Ne pas disposer d’une autorisation du droit à l’image en EHPAD correctement formalisée expose l’établissement à des risques juridiques et financiers considérables.
Sur le plan pénal, la diffusion de l’image d’une personne sans son consentement est sanctionnée par l’article 226-1 du Code pénal, qui prévoit jusqu’à un an d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.
Au-delà des sanctions pénales, l’absence d’autorisation peut entraîner des poursuites civiles en dommages et intérêts, une mise en cause de la responsabilité de la direction, un signalement auprès de l’Agence régionale de santé (ARS) et une dégradation significative de l’image de l’établissement auprès des familles et du public.
Dans le contexte actuel où la qualité d’accueil est un critère de choix pour les familles, ces conséquences peuvent avoir un impact direct sur l’activité de l’établissement.
Peut-on photographier un résident en EHPAD sans son accord pour un usage strictement interne ?
Non, même pour un usage purement interne à l'établissement, le consentement écrit du résident ou de son représentant légal reste obligatoire. Qu'il s'agisse d'afficher une photo sur la porte de la chambre, d'identifier un résident sur un pilulier ou de constituer un trombinoscope pour le personnel soignant, chaque utilisation doit être couverte par une autorisation spécifique. Le caractère interne de la diffusion ne dispense pas l'établissement de ses obligations légales au regard du Code civil et du RGPD.
Un résident atteint de troubles cognitifs peut-il donner son consentement pour le droit à l'image ?
La capacité à consentir dépend du degré d'altération des facultés et de l'existence ou non d'une mesure de protection juridique. Si le résident n'est pas sous tutelle ni sous curatelle, l'établissement doit évaluer au cas par cas sa capacité à comprendre la portée du document, idéalement en présence du médecin coordonnateur. En cas de doute sérieux sur la compréhension, il est recommandé de solliciter la personne de confiance ou les proches référents et de consigner les conditions dans lesquelles le consentement a été recueilli, afin de sécuriser juridiquement la démarche.
Que faire si un résident change d'avis après avoir signé l'autorisation ?
Le résident ou son représentant légal peut retirer son consentement à tout moment, sans avoir à fournir de motif. L'établissement doit alors cesser immédiatement toute nouvelle prise de vue le concernant et retirer les photos et vidéos déjà diffusées sur les supports concernés, y compris les plateformes de partage privées. Ce retrait doit être formalisé par écrit, daté et archivé dans le dossier du résident. Il est conseillé d'informer l'ensemble du personnel, notamment les animateurs et les soignants, par une note de service ou une mise à jour du tableau de suivi des autorisations.
Le personnel soignant doit-il aussi signer une autorisation de droit à l'image ?
Oui, le droit à l'image s'applique à toute personne identifiable sur une photo ou une vidéo, y compris les salariés de l'établissement. Si un membre du personnel apparaît sur des clichés pris lors d'animations, d'événements ou dans le cadre de supports de communication, son consentement écrit est requis. Cette autorisation peut être intégrée au contrat de travail ou faire l'objet d'un formulaire distinct. Le refus d'un salarié ne peut en aucun cas constituer un motif de sanction disciplinaire.
À quelle fréquence faut-il renouveler l'autorisation de droit à l'image en EHPAD ?
La réglementation ne fixe pas de fréquence précise de renouvellement, mais il est fortement recommandé de réexaminer les autorisations au moins une fois par an, par exemple lors de la mise à jour du projet personnalisé du résident. Un renouvellement est également indispensable en cas de changement de situation juridique du résident, comme une mise sous tutelle, un changement de tuteur ou l'arrivée d'un nouveau représentant légal. Certains établissements profitent des réunions annuelles avec les familles pour aborder ce sujet et actualiser les formulaires si nécessaire.
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